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与其感叹工作过度,不如重新检视你的时间管理习惯

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一心多用或许让你感觉自己做了很多事,但专心地个别完成每件事情,可能反而更有效率,还能缓解现代人时时刻刻的焦虑。

文|戴芙拉.札克(Devora Zack)

「我很忙。」

「有我忙吗?好吧,我超级忙。」

「有吗?我超级、超级、无敌忙。」

忙碌是一种会扩散的传染病,就像粗壮的杂草长满整个草坪。然而,喧嚣忙碌并不一定会有回报。忙到不可开交并不一定表示工作有效率。LeaderShift 谘询公司总经理蕾丝莉.威廉丝(Leslie Williams)敏锐地观察到,「我们的文化对于生产力的定义受到催眠,我们以同时做多少件事来衡量工作效率。」

太多人的生活被事情塞满,实际成果却不成比例,很少有事情是重要到值得我们花费这幺多时间的。结果是,我们分心和不满,过着职场压力愈来愈大的生活。

我们当前的文化认为,事情做愈多愈好。这很奇怪,似乎要把自己累垮才觉得自己有价值。作家萝拉.范德康(Laura Vanderkam)指出,忙碌能强烈地让我们觉得自己很重要:

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我们似乎已经忘记了一些基本的事情,例如,用不一样的方式管理我们的时间,可以大大提升生活品质。知名品质管理学者约瑟夫.朱兰(Joseph Juran)在着作《朱兰质量手册》(Juran’s Quality Handbook)中阐述了这个概念,并称之为「重要少数法则」(the Law of the Vital Few)。他与合着者约瑟夫.德.菲欧(Joseph De Feo)解释高品质的工作重点,是区分「多数琐事」和「少数要事」。他建议你审视自己的任务,哪些是必要的,然后把其他不重要的先搁一边。一旦你主要工作完成后,你可以评估其余的事项是否值得你费心,或是根本不值得去做。

哪些事属于「少数要事」呢?事情的重要性并不会总是立即显现出来,最重要的事情可能一开始看来并不重要,举例来说,美国参议员非常不看重和同事一起休息用餐的机会。

一天中最重要的一餐?

现在的国会成效可能是历史上最差的。白宫记者艾希莉.帕克(Ashley Parker)指出,老一辈的共和党和民主党参议员经常一起在参议院餐厅吃饭,「在今日两党对立的氛围中,无法想像这样的场景。」现在的参议院餐厅空蕩蕩,而「餐厅使用率下降,反映出国会普遍呈现两极化。」帕克引用参议员谢尔登.怀特豪斯(Sheldon Whitehouse)的话:「一想到我们时间多幺紧凑,坐下来吃顿午餐花太多时间了。」

今日的参议员都忙到没办法和同事聊天吃饭,主动去了解彼此似乎一点都不重要。同时,议会气氛不和谐、暗潮汹涌,而且成效不彰。大家若能打破党派界线,聚一聚吃点东西,半小时下来可能是参议员一周里最有价值的时间,这是专于一事可以有好结果的另一个例子。把注意力集中在对方身上,面对面实际吃个饭,时间虽短,但很有可能避免参议院的僵局。

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你的注意力都用到哪里?

企图一心多用和沉迷于忙碌有关,因此也会使人觉得无法消受。有一次我在机场很吵闹的闭路电视机附近要排队登机时,听到一名旅客对旅伴说,「这些没有用的资讯一直对我们疲劳轰炸。」我同意。我在宾州大学安纳柏格传播学院学到的经验是,媒体不能告诉你思考的方式,但它可以告诉你思考的题材。遗憾的是,媒体提供给我们的,经常是劣质的东西。(阅读更多:寒冬还是盛夏?郑国威X陆子钧:「媒体乱象,是因为受众跟题目都不对」)

以前只有几家电视台在播一小时的晚间新闻。现在,我们每天 24 小时都能收到新闻,而且媒体的管道多到数不清。我们的注意力以光速剧减,电视广告和音乐录影带经常在一分钟内把 30 个、甚至更多的画面拼接起来。一心多用反映在媒体上,呈现出愈来愈多的零碎资料。我们被干扰物疲劳轰炸,然后我们的大脑被训练成不去自省。

显然地,人们为了能不用自省,几乎什幺事都做得出来,正如维吉尼亚大学的一项实验,在心理学和神经科学学界引起了轩然大波。受试者单独在房间内无所事事,除了可以按一个会对他们发送电击的按钮。六分钟后,大多数的受试者觉得,与自己的想法独处非常不愉快,所以选择对自己施予电击。但是同样的受试者先前却表示,他们会付钱来避免受到电击。

这个令人「震惊」的电击(shocking)研究(我忍不住这幺说)呼应了第三章讨论到的一些内容。如果你避免独处的时间,想想看你错过了什幺,因为自省有很多好处。根据义大利的研究人员,自觉会增强我们的同理心:「我愈能连结到自己的感受和经验,愈能详尽、準确地猜测到其他人的想法。」

现代社会重视做事而非思考,这种风气盛行,但是如果我们可以挪些时间去思考,生活就能有明显的改善。每一天把「忙」着上网的时间,拿一些去思考个几分钟。

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密西根大学伊森.克罗斯博士(Ethan Kross)推测,人们转移注意力,是为了逃避思考自己的生活。沉思是要经过学习的技巧,「如果朋友有问题寻求帮忙,我们告诉他们处理的方法,但是如果问题是发生在我们身上,我们却会觉得很困难,部分原因是,我们都有自我中心的偏见,使得理性推论变得困难。研究资料清楚地显示,你可以用语言来欺骗自己,让自己认为你的问题是发生在别人身上。」

有种技术可以帮助你,同时结合克罗斯博士的建议,在书写、思考,或者谈论你所面对的挑战时,用第三人称代词或你自己的名字。练习自我反思来面对人生的挑战,也是运用专于一事最棒的优点。

工作狂是一种相对的说法

「替你个人生活腾出时间」是常见的名言。然而,我们非但没有照着做,大家反而都变得更忙碌。

看看以下 1982 年人们对工作狂的描述:「回答下列问题,可以判断自己是否有工作狂倾向:你是否经常把工作带回家?即使正试着完成重要的工作,或正在休息时,你是否会接电话?你是否不愿意休假?」

想看看这 35 年来,人们对工作期望的演变。以往被视为危险工作狂的情况,现在只不过是大多数专业人士平常做法的最低标準而已。下班后还得心繫工作,一边处理紧急工作,一边允许各种干扰的影响,此外,在许多专业领域,回覆氾滥的电子讯息是家常便饭,但是这幺做并不正确。

有些人认为「永远有空」的专业人士是重要和厉害的人物。科技使我们有可能全天 24 小时都联繫得上,这凸显出人们期望你要一直待命、非常忙碌和异常地重要。儘管科技进步节省了时间,我们却不知怎幺地变得比以前更忙。

1928 年,约翰.梅纳德.凯因斯(John Maynard Keynes)撰写〈我们后代的经济可能性〉(Economic Possibilities for Our Grandchildren)一文,预测 2028 年的生活情况。他预测,到了 2028 年,欧洲和北美的生活水準会高到人们每天只要工作约三个小时,甚至还可能不必工作这幺久。凯恩斯推测,我们今天主要面临的挑战是,如何打发我们所有的闲暇时间。

他完全没料想到情况却变成这样。

我们为什幺这幺忙?我们在忙些什幺?正如作家亨利・大卫・梭罗(Henry David Thoreau)所言:

科技原是要让事情可以做更快,却往往适得其反:我们的时间永远不够用。我们不但没有摆脱永无止息的工作要求,在家里和工作场所的多媒体设备又在我们忙碌的生活上火上加油。

换一种角度来看:如果节省时间的设备确实节省时间,我们应该会有史上最多的时间才对。但奇怪的是,我们的时间似乎比几年前更少。到一个没有节省时间设备的地方真的很有趣,因为这时你会发现你有很多时间。在其他地方,你忙着工作,才能有钱购买帮你节省时间的设备,所以你就不必这幺辛苦。过度执着节省时间最主要的问题很简单:时间是无法保存下来的,时间是用来使用的,但是你可以选择明智或愚蠢的使用方式。

节省时间是什幺意思呢?这幺多节省时间的设备,究竟带来什幺结果?看来,即便我们如此努力工作,并购买了这幺多东西,我们还是忙到无法好好享受。

我们不顾一切想要解套,所以试着一心多用,却因而导致错误、误算,以及令人不满的沟通结果。自称一心多用的人往往一刻也不得闲;毕竟,专于一事才能让我们有喘息的空间。

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时间转移

让自己沉浸于一项工作,其中一个条件是建立规律的休息。在主要活动之外,还要预留时间,这样有助于专心工作。如果你的工作是静态,用休息时间活动一下筋骨。如果你在室内工作,可以到室外走一走。如果你的工作需要体力,用休息时间来放鬆一下,五至十分钟通常足够恢复你的精力。心脏是我们学习的榜样:「大多数人以为心脏是一直在工作,事实上,心脏每次收缩后都有一定的休息时间⋯⋯算起来,心脏每天休息整整 15 个小时。」

时间转移是指高效率时间和休息时间交替出现。从事一项工作时,要经常休息以保持充足的精力。科学家已一再证明,我们让自己休息后,效率会高更多。

由于数位产品充斥,有一些组织联合发起「全美断网断电日(National Day of Unplugging)」活动,让参与者在 24 小时内不使用科技产品,包含手机、平板电脑、电脑、收音机或电视。这个活动通常需要大家一起努力,因为很多人都至少拥有一台以上的电子产品。即使我们睡觉时,伸手也可以拿到电子产品。我几乎记不起上次看到有人出来遛狗或推着婴儿车时,手上没拿智慧型手机是什幺时候的事情了。

2014 年全美断网断电日的参与者被访问到参加活动的原因,他们的答覆各式各样,有些很浪漫、有些很有理性,还有以下的期望:

养精蓄锐,然后重新开始与家人共度优质的时光恢复日常生活之美活在当下与现实世界重新接轨

你也做得到。

是什幺阻止了你?休息会让你内疚吗?你觉得必须要有高效率吗?你隐约觉得必须随时都能让别人联繫得上吗?(真心推荐:每天来点负能量:生命中的谁都不重要,你自己最重要)

你应该反过来想。如果你必须深感内疚,当你不专心时,才该内疚。如果你需要效率高,用时间转移的方式更能提高效率,你不必随时联繫得上。如果你想安心,可以提前让别人知道你的理由,在电话留言的提示语音里,留下详细的资讯。也许渐渐地,这会改变别人的期望,你不是随时能满足所有人的任何要求。永远都有空是不切实际的,抛开这个不可能的想法,这会释放出精神抖擞、轻鬆、更专注的你──这样一来,当你与某人在一起时,你人在,心也在。设想黯淡、模糊的手电筒和雷射光之间的差异,就像有没有专注的差别。

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